REPUBLIKA.CO.ID, Oleh: Dr Dra Trias Setiawati MSi

Dosen Program Studi Manajemen Fakultas Bisnis dan Ekonomika Universitas Islam Indonesia

Pandemi sudah berlangsung satu tahun lebih. Tanda-tanda mereda belum ada. Bahkan varian baru dari Covid-19 mulai beraneka jenisnya. Situasi normal memerlukan banyak adaptasi bagi praktik kehidupan berorganisasi, baik organisasi bisnis maupun non bisnis.

Organisasi terdiri dari input, komponen desain, dan output. Input organsasi berasal dari lingkungan umum organisasi dan lingkungan industri yang sangat memengaruhi pencapaian kinerja organisasi. Komponen desain organisasi pun tak terkecuali terpengaruh karenanya.

Unsur-unsur komponen desain organisasi terdiri dari strategi, struktur, teknologi, sistem SDM, sistem pengukuran, dan budaya organisasi. Sementara output organsisasi adalah efektivitas organisasi seperti kinerja, produktivitas, para pemangku kepentingan, dan kepuasan. Keberhasilan organisasi mengelola input dan komponen desain akan menghasilkan output yang diharapkan.

Input organisasi

Situasi pandemi mau atau tidak mau telah memengaruhi tata kehidupan organisasi. Salah satunya adalah input organisasi. Input organisasi terdiri dari lingkungan umum dan lingkungan industri. Lingkungan umum adalah unsur-unsur eksternal dan kekuatan-kekuatan yang dapat memengaruhi pencapaian tujuan organisasi.

Secara umum lingkungan umum ini berupa ketidakpastian yang ada di masyarakat seperti situasi sosial, perkembangan teknologi, kondisi perekonomian, perubahan iklim, kekuatan politik, dan lainnya. Sementara lingkungan industri atau sering disebut juga lingkungan tugas adalah hal lain yang pentingan untuk orientasi strategis organisasi. Lingkungan industri ini dapat  berupa kekuatan para supplier, kekuatan pembeli, tantangan produk pengganti, hambatan masuk ke industri, dan persaingan di antara para pesaing.

Dalam situasi pandemi hanya organisasi yang tangguh, kreatif, dan inovatif yang mampu bertahan di industri. Berita runtuhnya berbagai usaha besar mulai menghiasi media di akhir-akhir ini.

Mencerna input dengan cermat dan mencari solusi untuk mengatasi adalah pekerjaan harian para manajer di semua perusahaan untuk bertahan atau untuk meloncat ke depan jika memungkinkan. Kenyataanya tidak sedikit perusahaan yang mampu menemukan solusi jenial mengatasi bisnis dalam situasi pandemi.

Temuan dan ide-ide pemasaran digital yang massif, banting stir jenis barang yang dihasilkan karena kebutuhan pembeli yang berubah misalnya produk-produk medis dan alat pelindung diri serta barang-barang untuk mentaati prokes sangat tumbuh meninggi dan diminati. Mencermati input ini menjadikan temuan langkah-langkah solutif di masa pandemi. Salah satu pengusaha menyebut situasi pandemi untuk bisnis ini seperti sleeping with enemy atau harus mampu berdamai dengan musuh.

Komponen desain organisasi

Lima desain utama organisasi adalah strategi, sistem struktur, teknologi, sistem pengukuran, dan sistem sumber daya manusia dengan budaya organisasi sebagai komponen desain akhir.

Pertama, strategi mencerminkan cara bagaimana organisasi menggunakan sumber dayanya (manusia, ekonomi, atau teknis) untuk mencapai tujuannya dan meraih keunggulan kompetitif.

Wujudnya ada misi jangka panjang, ada tujuan yang secara langsung eksplisit dan menunjukkan prioritas, strategi yang diinginkan seperti kerangka waktu dan metafora yang sering digunakan, termasuk kebijakan-kebijakan fungsional. Pada situasi pandemi bukan tidak mungkin memerlukan reorientasi pada prioritas organisasi, kerangka waktu dalam situasi terkini, dan penggunaan metafora yang membangkitkan anggota organisasi.

Kedua, sistem struktur yang membagi organisasi secara formal tingkatan-tingkatannya menjadi sub-unit yang sesuai diferensiasi dan integrasi yang diinginkan organisasi. Termasuk di tingkat grup dan individu, bahkan koordinasi hingga sub-unit untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang ada.

Banyak hal yang perlu ditata kembali kehidupan organisasi, ada kerja dari kantor dan ada kerja dari rumah misalnya yang memerlukan penataan tidak sederhana. Protokol kesehatan yang mensyaratkan soal jaga jarak membuat setiap organisasi memerlukan penataan baru yang menjamin tujuan organisasi tetap tercapai.

Ketiga, sistem pengukuran berupa metode untuk mengumpulkan, mengakses dan membagi informasi semua kegiatan kelompok dan individu dalam organisasi untuk dapat memonitor operasi organisasi. Bekerja dari rumah (BDR) dan Bekerja dari Kantor (BDK) memerlukan tata cara untuk memastikan bahwa semua operasi organisasi berjalan sesuai yang direncanakan.

Keempat, sistem sumber daya manusia dimana mekanisme seleksi, pengembangan, penilaian dan penghargaan pada anggota organisasi diperlukan untuk menjamin efektivitas organisasi. Situasi pandemi apakah berarti ada pengurangan tenaga kerja? Apakah juga berarti tidak ada pencarian karyawan baru? Kenyataannya banyak perusahaan tetap melakukan keduanya.

Ada perusahaan yang  meminta pensiun dini dan merumahkan karyawan namun di sisi lain juga melakukan seleksi karena pemasaran digital memerlukan karyawan yang memiliki keahlian di bidang tersebut. Ada paradoks juga dalam hal ini, satu sisi mengurangi namun di sisi lain juga menambahi.

Bagaimana pengukuran kinerja yang ditentukan dapat tetap memberi penghargaan pada karyawan secara adil meskipun masuk bekerja bergantian dan makin banyak menggunakan monitoring secara online. Banyak tantangan dan banyak kearifan yang dilakukan organisasi dengan berbagai bentuknya.

Kelima, budaya organisasi. Budaya organisasi sebagai komponen desain akhir diharapkan akan dapat mencerminkan asumsi-asumsi dasar, nilai-nilai, dan norma-norma yang dibagi oleh anggota organisasi. Di samping tantangan budaya organisasi karena hadirnya generasi milenial sebagai pendatang baru di dunia kerja maka ada juga tantangan dari generasi baby boomers dan seterusnya yang masih tinggal di organisasi. Ada perbedaan budaya yang perlu dicarikan solusi agar perbedaan tersebut makin dipahami dan diterapkan serta dapat menjaga produktivitas karyawan.

Kelima komponen desain organisasi tersebut saling terkait dan berkelindan menjadi jalinan proses yang sangat menentukan pencapaian kinerja organisasi. Apalagi ketika situasi kerja berubah karena situasi kerja normal baru untuk dapat menjamin kinerja organisasi bertahan ataupun dapat ditingkatkan, jika pun harus turun adalah tetap dalam batas-batas pengendalian yang dilakukan. Ada saat di mana komponen-komponen harus dikaji ulang untuk memastikan capaian yang ditetapkan.

Kinerja organisasi dapat diukur dari tingkat penjualan, tingkat keuntungan, return on invesment atau tingkat pengembalian investasi dan keuntungan per lembar saham. Untuk organisasi non profit dan pemerintah maka kinerja organisasi adalah sepanjang biaya dapat dikurangi atau sesuai anggaran.

Ada beberapa ukuran yang sering digunakan seperti produktivitas yang memberi perhatian pada pengukuran internal dari efisiensi (penjualan per karyawan, pemborosan, tingkat kesalahan, produksi unit per jam, dan lainnya).

Ukuran output organisasi lainnya adalah kepuasan para pemangku kepentingan organisasi yakni seberapa baik organisasi dapat memenuhi harapan dari kelompok yang berbeda-beda. Pihak lain dalam pemangku kepentingan adalah kepuasan karyawan dengan menggunakan survei opini karyawan juga dapat menjadi ukuran yang mencermikan kinerja perusahaan. Pihak lainnya adalah kepuasan investor yang biasa diukur dengan harga saham.

Kesesuaian orientasi strategi organisasi

Orientasi strategi organisasi harus sesuai (fit) dengan input-inputnya. Komponen desain organisasi harus fit satu sama lain agar dapat menjamin pencapaian kinerja organisasi. Khususnya, sesuai isi tulisan ini, pada era pandemi saat ini. Para manajer atau pimpinan organisasi perlu mencermati kembali tentang bagaimana kondisi lingkungan organisasi demikian pula struktur industrinya untuk memastikan di masa pandemi ini, dan pengaruhnya ke masa depan- bahwa semua komponen on the right track, dalam kesesuaian dan tidak saling bertentangan menuju jalan bisnis yang berkembang.

Ikuti Whatsapp Channel Republika